Quanto costa un gestionale personalizzato? Prezzi, fattori e confronto con i software standard

Cos'è un software gestionale personalizzato

Un software gestionale personalizzato è un programma sviluppato su misura per i processi di una specifica azienda: clienti, preventivi, ordini, magazzino, commesse, fatturazione, personale.

A differenza di un software standard, segue i processi che già funzionano invece di costringere l'azienda ad adattarsi. Può essere un gestionale completo che copre tutte le aree, oppure un sistema più piccolo che si integra con quelli già in uso (contabilità, ERP, CRM, e-commerce).

Quanto costa un gestionale su misura: fasce di prezzo indicative

Per una PMI un gestionale su misura costa in genere da 8.000 a oltre 25.000 €, in base a quante aree deve gestire e a quante integrazioni servono.

I prezzi pubblici di SupraLab sono questi:

Da cosa dipende il costo di un gestionale su misura

Il costo di un gestionale su misura dipende soprattutto da sei fattori: aree da gestire, complessità dei processi, integrazioni, utenti, migrazione dei dati e personalizzazione.

• Numero di aree da gestire: solo preventivi e clienti, oppure anche magazzino, produzione, personale e contabilità.
• Complessità dei processi: regole, calcoli, approvazioni ed eccezioni che il software deve gestire.
• Integrazioni: fatturazione elettronica, ERP o sito web da collegare.
• Numero di utenti e permessi: più ruoli diversi significano più schermate e controlli.
• Migrazione dei dati: da un vecchio gestionale o da fogli Excel, con pulizia e verifiche.
• Livello di personalizzazione dell'interfaccia e dei report.

I costi da non dimenticare

Oltre allo sviluppo, un gestionale personalizzato ha quattro costi ricorrenti da mettere in conto: hosting, manutenzione, nuove funzioni e formazione.

• Hosting e cloud: il software gira su un server, con backup che garantiscono la sicurezza dei dati.
• Manutenzione e aggiornamento: correzioni, piccoli miglioramenti, aggiornamenti di sicurezza. Con SupraLab la manutenzione parte da 190 €/mese.
• Nuove funzioni: l'azienda cambia e il software deve seguirla.
• Formazione degli utenti e tempo interno dedicato al progetto.

Gestionale personalizzato o software standard: il confronto su 5 anni

Un software standard in abbonamento costa poco all'inizio ma cresce con utenti e moduli; un gestionale personalizzato costa di più all'avvio ma non ha canoni per utente.

Esempio con numeri ipotetici: un software in abbonamento a 50 € al mese per utente, confrontato con un progetto su misura da 20.000 € più manutenzione da 190 €/mese.

Con pochi utenti e processi standard, il software in abbonamento resta la scelta più economica. Il gestionale personalizzato conviene quando gli utenti crescono, quando i processi sono particolari o quando stai pagando tanti strumenti che non si parlano.

"Prima capiamo come lavori, poi sviluppiamo: un gestionale deve seguire i processi che funzionano, non imporne di nuovi." — Manuele Colombo, fondatore di SupraLab

Quando hai bisogno di un software personalizzato

Un software personalizzato serve quando gli strumenti attuali ti fanno perdere tempo o ti obbligano a lavorare in modo diverso da come lavori davvero. Segnali tipici:

• gestisci ancora gran parte del lavoro su fogli Excel;
• usi tre o quattro programmi diversi e copi i dati a mano;
• il software attuale ti obbliga a soluzioni di ripiego;
• vuoi ottimizzare i processi aziendali e avere dati in tempo reale per decidere.

In questi casi vale la pena valutare un gestionale su misura. Se sei in zona, trovi anche la pagina dedicata allo sviluppo software a Como.

Come ridurre costi e tempi di sviluppo

Il modo più efficace per ridurre costi e tempi di un gestionale è partire da un'analisi e sviluppare per fasi, cominciando dal modulo più utile.

1. Parti da un'analisi: capire bene le esigenze prima di sviluppare evita costi inutili. Il check-up dei processi di SupraLab parte da 1.200 €.
2. Sviluppa per fasi: prima il modulo più utile, poi il resto.
3. Riusa quello che funziona: integrare un software esistente costa meno che rifarlo.
4. Chiedi un preventivo diviso per moduli, con costi e tempi di ogni fase.